¿Por qué ya no es necesario entregar los partes de baja a la empresa?

La razón del cambio en el trámite de las bajas

Desde el 1 de abril de 2023, los trabajadores ya no tienen que hacer entrega de los partes de incapacidad temporal a su empresa. Este cambio se fundamenta, según se refleja en el Real Decreto 1060/2022, en los avances de los sistemas informáticos, que permiten eliminar la necesidad de que los empleados entreguen a sus empleadores una copia en papel de cada parte emitido. Según lo estipulado en esta ley, hoy en día existen mecanismos electrónicos suficientes para establecer una comunicación directa entre la Administración y la empresa cuando se emiten partes de incapacidad temporal.

Este cambio tiene como objetivo simplificar y agilizar los procesos, evitando a los empleados una carga innecesaria de obligaciones burocráticas mientras se encuentran, precisamente, en una situación vulnerable.

¿Qué plantea exactamente la nueva normativa sobre los partes de baja?

En la actualidad, el profesional médico que emite un parte de baja proporcionará a la persona trabajadora una copia de este, no dos, debido a que esa segunda copia estaba destinada a que el empleado lo trasladara al empresario. Ahora, la empresa puede descargarlo online desde el denominado 'Fichero INSS Empresas' o FIE, lo que hace posible que el procedimiento sea más fácil para ambas partes, a la par que eficiente.

El FIE, a través del sistema RED, facilita a los empleadores la información que existe en las bases de datos de la Seguridad Social sobre las prestaciones reconocidas a los miembros de su plantilla. Recordemos que el sistema RED es un servicio electrónico ofertado por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) para empresas y  autónomos, el cual posibilita el intercambio de documentación vía online.

El nuevo protocolo, en síntesis, opera de la siguiente manera:

• Los médicos del Servicio Público de Salud, o las mutuas, transmiten telemáticamente al INSS los datos contenidos en los partes médicos de baja, así como en los de confirmación y alta. ¡Siempre de forma inmediata o al día hábil siguiente! El trabajador guarda su copia solo para sí mismo.
• Una vez que el INSS recibe esta información, las empresas ya pueden acceder a ella gracias al mencionado Fichero INSS Empresas. Y si el empresario no está incorporado al Sistema RED -algunas empresas están exentas- la comunicación se realiza por correo ordinario y SMS. No obstante, también la pueden encontrar en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Beneficios para médicos y empresas

Las ventajas de la nueva norma 2023 no solo recaen en el empleado que está de baja. Veamos los beneficios para el resto de participantes en el proceso.

Menos papeleo para las empresas

En cuanto a las responsabilidades empresariales, en un plazo máximo de tres días hábiles y mediante el Sistema RED -para quienes sea obligatorio-, las empresas han de poner en conocimiento de la Seguridad Social los datos económicos relacionados con los partes de baja. Pero ya no tienen que hacerlo con los partes de confirmación y alta, lo que reduce el número de trámites que asume el empresario. 

Menos trabajo para los médicos

Otra de las mejoras es que el INSS ya no exige a los facultativos que cumplimenten la Clasificación Nacional de Ocupaciones (CNO), ni que indiquen el nombre de la empresa, ya que esta tarea ahora será voluntaria para ellos. Quienes deben llevarla a cabo obligatoriamente son los empresarios. Asimismo, estos también han de aportar una descripción detallada de las funciones desempeñadas por el trabajador en su puesto.

Las altas médicas

En bajas de muy corta duración

En situaciones en las que se prevé que una persona solo va a estar de baja médica menos de cinco días naturales, el médico del sistema público (o de la mutua) ha de emitir tanto el parte de baja como el de alta en la misma consulta médica. La fecha de dicha alta puede ser el mismo día de la baja o dentro de los tres días siguientes.

Sin embargo, se puede solicitar un nuevo examen médico para esa fecha predeterminada de alta. Y, tras ello, el facultativo tiene la opción de emitir un parte de confirmación de la baja si concluye que la persona aún no está en condiciones de trabajar.

Por el contrario, cuando se pronostica que la incapacidad temporal va a tener más duración, en el parte de baja se ha de anotar una fecha de revisión, la cual se ha de efectuar antes de una fecha límite específica -que puede ser de una semana o de 14 días naturales, según casos-. 

Si es el tribunal médico quien da el alta

Cuando son los inspectores médicos del INSS quienes expiden el alta, los pasos a dar son:

1. Comunicación inmediata: la Seguridad Social transferirá los datos del alta, como máximo, el primer día hábil después de emitirla. Esta notificación llega al Servicio Público de Salud o a la mutua, según corresponda.
2. Extinción del derecho: el propósito de este aviso administrativo es que cese el pago de la baja médica, que el empleado dejará de percibir. Además, se informa de ello también a la empresa.
3. Información al trabajador: se dará una copia del parte de alta a la persona trabajadora, y se le informará que debe reincorporarse al trabajo al día siguiente.
4. La empresa, al tanto: por último, el INSS también trasladará a la empresa los detalles del alta. 

¿Eres empleado de hogar?

Tampoco las personas empleadas del hogar tienen ahora que transmitir personalmente a sus empleadores que han comenzado una baja médica, ya que la Seguridad Social asume esta responsabilidad. El INSS enviará un SMS y una comunicación postal a la familia empleadora. No obstante, también se generará una notificación electrónica, que estará disponible para su consulta en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Los empleadores, mientras dura la baja del empleado de hogar, pueden encontrar toda la información relacionada con ello a través del portal Importass, una plataforma virtual centrada en el ciudadano que ofrece servicios digitales de la Tesorería, presentados de un modo simple y claro, para una mayor facilidad de uso.

Una modernización necesaria

Conclusión

La nueva normativa representa un paso significativo en la simplificación y modernización de los procedimientos administrativos relacionados con la incapacidad temporal, eliminando cargas innecesarias a las partes implicadas y mejorando la eficiencia de la gestión de recursos públicos. Al mismo tiempo, las modificaciones implantadas también promueven una mayor transparencia del sistema, y mejoran la accesibilidad a él. En cualquier caso, el mayor beneficiado, en la práctica y por lo dedicado que a veces puede resultar este asunto, es el trabajador. Porque se ahorra el "trago" de tener que contactar con sus superiores cuando se declara su situación de incapacidad temporal, ¡y cada vez que obtiene un parte de confirmación de su baja!