¿Qué significa “se propone inicio de expediente de incapacidad permanente”?

¿Qué es exactamente un inicio de expediente de incapacidad permanente de oficio?

Una expediente de este tipo, también llamado propuesta de incapacidad permanente de oficio es, a grandes rasgos, cuando el INSS estudia si debe darte o denegarte la incapacidad, entre otras posibilidades que analizaremos en este artículo.

La Seguridad Social tiene que comenzar este procedimiento cuando la normativa le obliga a ello, lo que es independiente de si tú has tramitado antes una solicitud de incapacidad permanente o no.

Esta “propuesta de incapacidad permanente por el INSS” se produce, si es de oficio, cuando se alcanzan los 18 meses de baja. Una vez pasado este año y medio están obligados, por tanto, a valorar la situación del trabajador y emitir una resolución al respecto.

Pero, ¡atención! El mero hecho de que se produzca la apertura de un expediente de incapacidad permanente desde el INSS no significa que vayas a obtener, seguro, una pensión de incapacidad permanente. Insistimos en que es "solamente" un mecanismo de valoración que se activa por ley.

Qué puede pasar a los 18 meses de baja: las tres opciones

Tras un inicio de expediente de incapacidad permanente, una vez que la entidad pública estudia internamente el caso en concreto, existen tres posibilidades:

• Una resolución donde se conceda la incapacidad. Los dos grados más comunes son la incapacidad permanente total y la incapacidad permanente absoluta.
• Que se amplíe la duración de la baja médica (una prórroga) por medio de la denominada demora de calificación. Si esto sucede -pese a que es muy excepcional-, la incapacidad temporal puede extenderse, en total, hasta los 24 meses. De esta forma, se pueden conseguir hasta seis meses más de baja.
• Pero también -y así pasa muchas veces- es posible que se decida dar el alta a esa persona, quien entonces tendrá que reincorporarse a su puesto de trabajo.

Notificación de inicio de expediente de incapacidad permanente

Si estás de baja y has superado los 18 meses, en cualquier momento -aunque se puede retrasar- recibirás una carta certificada en tu domicilio donde te notificarán que se ha iniciado el expediente de incapacidad permanente por el INSS.

Pero como la Administración se ha actualizado, si estás en el sistema de notificaciones electrónicas, también puedes encontrarte un aviso informando de que se ha emitido una notificación en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Para el resto, en 2025 y posteriormente, sigue y seguirá llegando en papel. 

En paralelo, se suele enviar un aviso por SMS, aunque solo a modo de resumen y sin más datos, donde leerás algo similar a: Se propone inicio de expediente de incapacidad. Recibirá resolución. 

Formulario y alegaciones

La carta, o la notificación electrónica, incluirá varios documentos. Entre ellos se encuentra el formulario de inicio de tramitación del expediente de incapacidad, que se debe rellenar tal como te indicamos aquí. Entre otras informaciones, tendrás que cumplimentarlo con tus datos personales y número de cuenta bancaria, para que la Seguridad Social ya tenga en su poder esta información de cara a tu posible pensión de incapacidad permanente.

Por otro lado, en el sobre o en la notificación también verás que hay otra hoja (llamada oficio) que sirve para anotar las alegaciones oportunas. No obstante, no es necesario que adjuntes justificaciones muy extensas; basta con que indiques las patologías o lesiones que sufres, y su afectación y secuelas -piensa que no eres tú quien está solicitando expresamente una pensión, sino que es la Seguridad Social quien lo está valorando por su cuenta-. 

Para presentar las alegaciones cuentas con un plazo de 15 días, y recuerda que han de ir acompañadas del formulario.

Salvo que no dispongas de medios electrónicos o no estén a tu alcance, estás obligado a remitir el formulario y las alegaciones a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Con certificado digital, Cl@ve o DNIe, puedes hacerlo a través de este enlace: Presentación de otros escritos, solicitudes y comunicaciones (Instituto Nacional de la Seguridad Social).

Visita con el tribunal médico

Por lo general, también en esta fase se pasa por un nuevo control del tribunal médico (o ICAM en Cataluña). Ahora bien, no puedes descartar que haya una resolución administrativa sin que tengas que acudir a la revisión de los inspectores del INSS.

Sin embargo, lo normal es que te convoquen al tribunal. En ese caso, allí se te harán las últimas preguntas, y posiblemente te realizarán algunas pruebas físicas, con el fin de redactar un dictamen-propuesta para que el director provincial del INSS tome la última decisión.

¿Cuánto tiempo tardan en darte la resolución de la incapacidad?

La resolución definitiva puede tardar hasta tres meses naturales, de manera que te aconsejamos que seas paciente porque te llegará una comunicación -aquí no aplica el conocido silencio administrativo-. No obstante, no suelen demorarse tanto.

¿Durante este proceso se cobra algún tipo de prestación?

Sí. Mientras tanto, seguirás de baja hasta que la Seguridad Social inicie el expediente de incapacidad permanente de oficio y emita una resolución. Y, por supuesto, cobrando el mismo importe que percibías mensualmente antes de sobrepasar los 18 meses.

¿Cómo puedo saber si me han concedido la incapacidad?

Después de que se analice tu caso, se emitirá la esperada resolución. Por tanto, te llegará una nueva carta a casa y/o recibirás una notificación electrónica, y de esta forma sabrás si te han reconocido una pensión de incapacidad permanente, si te dan el alta o, por último, si te permiten continuar de baja hasta los dos años.

La resolución siempre se envía, pero es posible tener la información antes. Para ello, accede a  “¿Cómo va mi prestación? (Tus Gestiones)" y si ya hay una resolución podrás descargarla.

Solicitud de incapacidad permanente paralela

Al comienzo de este post mencionábamos otra posibilidad que también puede darse: el hecho de que el interesado haya llevado a cabo, por su cuenta y antes de los 18 meses, una solicitud de incapacidad permanente. En ese escenario, alcanzado el año y medio de baja, si el expediente anterior no se ha resuelto, puede que haya en marcha dos procesos paralelos, ya que repetimos que a los 18 meses el INSS esta obligado a iniciar un expediente de oficio. Y sería legal, y cada procedimiento seguiría su propio camino.

Eso no quiere decir que puedas conseguir dos pensiones de incapacidad provenientes del mismo régimen y por el mismo motivo, pero en el supuesto de que ambas se llegasen a conceder, podrás elegir la que prefieras, la que sea más favorable para ti.

Tabla comparativa: incapacidad de oficio Vs. incapacidad solicitada por el trabajador

¡La mutua me manda al tribunal médico!

Otro aspecto de suma importancia en esta cuestión es diferenciar la propuesta de incapacidad permanente por el INSS que acabamos de explicar de una propuesta de la mutua de accidentes de trabajo.

Cuando la mutua propone a un empleado para una incapacidad permanente, se trata solamente de una recomendación que realiza a la Seguridad Social. En estos casos, la mutua estima que puedes ser candidato a una incapacidad, y así se lo transmite al INSS. 

Únicamente si está de acuerdo con la mutua de trabajo, el INSS procederá a iniciar el estudio de tu posible pensión.

Propuesta de incapacidad permanente por el INSS: una pensión sin pedirla

Conclusión

Una vez iniciado un expediente de incapacidad permanente por parte del INSS a los 18 meses, se puede conseguir una pensión sin haberla pedido. Pero también es importante que no te quedes sin ingresos mientras tanto, de forma que si ves que no te ingresan tu baja como lo hacían normalmente, o tienes dudas, pide cita previa en el INSS para que revisen el estado del expediente.